Szeretnéd elérni, mégsem sikerül?

Költségoptimalizálás. Ez az egyik leggyakoribb szó, aminek hallatán felcsillan a vállalkozó szeme és érdeklődést mutat.

De pontosan mit is jelent ez, és mit tudsz tenni ennek érdekében? Van néhány általánosan érvényes szabály, amit nem csak vállalkozóként, hanem a családi költségvetésedben is érdemes betartani.

Ezekkel mindkét területen hatékonyan érhetsz el eredményeket és biztosíthatod a hosszútávú növekedést. Elsőre talán túl triviálisnak is tűnnek, de vajon alkalmazod őket? Nézzük meg most részletesen, mire is gondolok!

Szinte minden vállalkozó eljut odáig, hogy növekvő bevétele legyen a költségek viszonylagosan alacsonyan tartása mellett.

Gondolom, Számodra is egyértelmű, hogy a fejlődéshez és gyarapodáshoz pénz, idő és energia befektetésre van szükséged. A kérdés csak az, hogy ezek milyen megtérüléssel hoznak eredményt.

Több, mint 20 éve vagyok vállalkozó, és pontosan tudom, hogy ez nem is olyan egyszerű kérdés...

 

Definíciója szerint az optimalizálás szó a következőket jelenti: “A legjobb állapot illetve cselekvés kiválasztására alkalmas eljárás, valamely előre meghatározott kritérium alapján.”. Vagyis optimalizálni annyit tesz, hogy a legjobb hatásfokra törekedni, tökéletesíteni.

A gond ott szokott kezdődni, hogy a költségek mindig képesek önállóan is növekedni, míg a bevételed növekedéséhez aktív közreműködésedre van szükség. Ez nem csak a vállalkozásodban igaz, hanem a családi költségvetésedben is.

Mit is állítok? Azt, hogy a költségeket optimalizálni nem csak vállalkozóként kell, hanem magán emberként is. Most elsősorban Neked, mint vállalkozónak szól írásom, de az alapelveket érdemes átültetni a gyakorlatba a családi kassza esetén is.

A nyugati vállalati kultúrában természetes, hogy szakértőket fogadnak a költségoptimalizáláshoz, hiszen pontosan tudják, hogy ennek díja bőségesen megtérül.

Itthon azonban ez még nem elfogadott, a KKV-k nagy része erre nem szán pénzt, ez már luxus-kategóriájú kiadásnak számít. Pedig rengeteget spórolhatnának vele.

Ehelyett megpróbálnak saját maguk eligazodni az információk tengerében. Ha Te is így vagy ezzel, akkor most adok egy kis segítséget gondolataid elindításához...

Milyen alapelvek fontosak a költségekkel kapcsolatosan az optimalizáláshoz?

1. Legyenek pontosan kitűzött céljaid! - más módszerekre van szükséged, ha hosszútávon jól működő, profitábilis céget akarsz felépíteni és másokra, ha gyorsan és sok pénzt akarsz kivenni a cégből.
   
   Általánosságban az a tapasztalatom, hogy azok a cégvezetők, akiknek nyereséges, mindig megújulni és fejlődni képes vállalkozásuk van, azok ezeket pontosan megtervezik, kiszámolják. Sőt, időről időre újrakalkulálják a dinamikusan változó helyzethez és lehetőségeikhez képest.
   
   Ugyanis a céljaidhoz igazítva kell mindig megtervezned és újratervezned a folyamatokat. Általában pont a vezető az akadálya a további fejlődésnek, mivel "egyemberes modellre" rendezkedik be a vállalkozók többsége.
   
   Csakhogy ez egy idő után a növekedés gátjává válik. Ezért előre fel kell készülj erre is, hogy egy gyors átszervezéssel már működjön is minden tovább gördülékenyen.
   
   Ennek függvényében nagyon sok kérdés felmerülhet, ez általában menni szokott, de többnyire itt meg is áll a vállalkozók nagy része. Ilyenek lehetnek például (csak néhányat említve):
   
   - Saját tulajdonú legyen az épület vagy bérelt? 
   
   - Saját alkalmazottakkal dolgozz, alvállalkozókkal vagy a munkaerő kölcsönzés lesz kifizetődőbb?
   
   - Adsz-e valamiféle plusz juttatást és az hogyan térül meg? 
   
   - Mire érdemes költened és mire nem? - képzések, csapatépítés, marketing, beruházások, gépek...
   
   - Ha terméket gyártasz, milyen piacot célzol meg vele?
   
   - Milyen minőségű lesz a termék? Honnan szerzed be az alapanyagot? 
   
   - Van-e szükséged készletekre és raktározásra? Mi éri meg jobban, bérelni vagy saját tulajdonban?
   
   - Te magad szállítasz vagy fuvarozót keresel hozzá?
   
   Családi kassza esetében mindez a tudatos gondolkodás és döntés alapkövét jelenti. Itt is pontosan meghatározott célok kellenek ahhoz, hogy ezek szolgálatába tudd állítani a költségeidet. Ha nem egyértelmű, mire is gondolok, töltsd ki kérdőívemet és beszélgessünk egy kávé mellett, kötelezettségek nélkül!
   
    
2. Pontosan át kell látnod a költségeidet! - ez nem könnyű, hiszen rengeteg mindenre fizetsz ki kisebb-nagyobb összegeket. Emiatt, ha nem figyelsz, többet költesz, mint kellene és máris lőttek az optimális költséghányadnak. Ennek a legnagyobb ellensége az időhiány és a megszokás hiánya. Miért mondom ezt?
   
   Vállalkozások esetében a legegyszerűbb mindezt a könyvelőre bízni. Hiszen úgyis lekönyveli a költségeket és a kimutatásokból azok nyomon követhetők. Biztos?
   
   Tedd fel magadnak a következő kérdéseket:
   
   - A számomra fontos megbontás szerint van a számlatükörben is a költségek felosztása?
   
   - Minden egyes kifizetett összeg bekerül a könyvelésbe is?
   
   - Pontosan meg tudom állapítani a könyvelt tételek alapján, hogy mik a fontos és szükséges költségek és mik azok, amikre nem volt mindenképp szükség?
   
   - Kimutathatók belőle azok a költségek, amik a fejlődést szolgálják?
   
   Ha ezekre és hasonló kérdéseidre nemleges a válaszod, akkor magadnak kell teljességgel és pontosan tudnod, mire és mennyit költesz, valamint ez a költés milyen célt szolgál és hogyan térül meg. Erre a legjobb módszer, ha csoportokba sorolod a költségeidet.
   
   Kezd a csoportosítást az állandó és elhagyhatatlan működési költségekkel. Legyen benne külön a fejlesztést, növekedést szolgáló csoport, azon belül is külön az eszközök és a humán erőforrások.
   
   Ezen kívül minden olyan fontos terület, ami meghatározza vállalkozásod működtetését és fejlesztését, kapjon külön csoportot. Állandó és változó költségek egyaránt. Végül pedig legyen egy "futottak még" kategória, amiben azok a költségek vannak, amik egyik csoport céljait sem szolgálják, de elköltötted őket...
   
   Ugyanez igaz a családi büdzsére is. Akkor látod pontosan, mire és mennyit költesz, valamint azt, hogy jók-e ezek az arányok, ha csoportosítod a költségeidet. Ennek egy alternatíváját adom a kezedbe a családi költségvetés tervezővel, amit itt letölthetsz ingyenesen.
   
    
3. Az előző pontból következik az újabb elv. Nagyon fontos, hogy ne csak horizontálisan, hanem vertikálisan, vagyis mélységében is pontosan ismerd a költségeidet! Ha kezdő vállalkozó vagy, érdemes eleve ezen elv alapján vezetni a kimutatásaidat.
   
   Ha már működő vállalkozásod van, akkor több időt fog igényelni a dolog, hiszen visszamenőlegesen kell elkészítened az ennek megfelelő kimutatást a költségeidről.
   
   Szükséged van erre ahhoz, hogy a számok egyértelműen megmutassák Neked, milyen költségeid nőttek vagy csökkentek és ennek volt-e kimutatható hatása az eredményességetekre.
   
   Üzemanyag, rezsi, képzések, fluktuáció, bérleti díjak, beruházási költségek - mind-mind önállóan is pénznyelő automatává tud válni észrevétlenül. Nézd meg, mi az, amin változtatnotok kell.
   
   
   
    
   

    
   
   
   Itt lehet az a pont, ahol érdemes szakértő tanácsadó(k) segítségét igénybe venned.
   
   Ugyanis, hacsak nem vagy idő milliomos és profi pénzügyes, HR-es, könyvelő, adószakértő, coach, tréner és logisztikai szakember egy személyben (hogy csak néhányat említsek), akkor korántsem biztos, hogy pontosan tudod majd, hol a hiba és azon hogyan lehet változtatni.
   
   Tapasztalataim alapján ez az a pont, ahol a vállalkozók nagy része azt mondja, hogy "erre nekem nincs időm"...
   
   Otthoni költségvetésed esetében, ha eddig nem vezettél pontos nyilvántartást, valószínűleg a visszamenőleg adatrögzítéssel lesznek gondjaid.
   
   De hidd el, ha elkezded felírni a legapróbb kiadásokat is, megfelelően csoportosítva, rengeteg pénznyelőre bukkansz majd. Ezeket felszámolva máris képes leszel megoldani egy-egy problémát, amikre eddig nem jutott pénz...
   
    
4. Legyen befektetői szemléleted! - ez azt jelenti, hogy a költségek szükségesek a működéshez és a növekedéshez. De minden költségednek meg kell térülnie! Az elején említett pontos célok szolgálatába állítsd a kifizetéseket, ezeket pedig tekintsd befektetésnek.
   
   Vagyis minden kifizetett forint ki kell termelje önmagát ÉS az általad elvárt profitot.
   
   Az optimalizálás nem egyenlő a költségcsökkentéssel!
   
   Lesznek költségnemek, amikre értelmetlenül fizetsz ki többet a kelleténél. Ezekből le kell faragnod.
   
   Lesznek azonban olyan költségek, amiknek csökkentése a fejlődés gátja lehet vagy akár már bevételcsökkenést, sőt veszteséget okoz. A növekedéshez, a nyereséged növeléséhez bizony szükséged lesz bizonyos költségek növelésére és a költségszerkezet átalakítására. Ezt jelenti a költségoptimalizálás...
   
   Itt van még egy nagyon fontos dolog, ami hozzá tartozik a befektetői szemlélethez. A költségoptimalizálással megnyert pénzt fektesd be!
   
   Ugyanúgy, ahogy azok a vállalkozások, akik növekedni akarnak, befektetik (visszaforgatják) a nyereség egy részét. Ha épp nincs semmilyen aktuális projekt, akkor olyan befektetésbe, ami addig is hasznot (hozamot) termel a pénzre, amíg megtalálod a helyét, hogy mire használd fel.
   
   Ugyanez igaz a családi kasszára is. Abban is lesznek felesleges kiadások és lesznek olyanok, amik a céljaitok elérését szolgálják még úgy is, ha többet áldoztok erre, mint eddig.
   
   Az alapszabály, hogy mindig különböztesd meg a kiadások során a szükségest és a kívánatost, és ezt rendeld alá a céljaidnak!  
   
    
5. Alakíts ki a cégedben tulajdonosi szemléletet! - ez a legnehezebb, sőt, minél nagyobb a céged, annál nehezebb. Talán nem is érted, hogy kerül ez ide, a költségoptimalizálás témaköréhez.
   
   Munkatársaid valószínűleg nem költenék el azokat a pénzeket vagy nem annyit, ha a saját vállalkozásukról lenne szó. Ha Te is az 50-es korosztály vagy, esetleg idősebb, akkor még emlékszel a szlogenre, hogy "miénk a gyár". Vitte is mindenki, amit csak lehetett...
   
   Az adófizetők pénzén eldorbézolt költségvetési tételek mindenkiben felháborodást generálnak, de ugyanezt nem érzik akkor, amikor a cég pénzét költik. Ilyenek lehetnek a magán utakra használt céges autó üzemanyagköltsége, az el nem költött, de elszámolt reprezentációs költség, a hazahordott irodaszer és még sorolhatnám.
   
   Ezek önmagukban nem nagy tételek, de az egész vállalkozás szintjén már jelentős felesleges költségtételt jelentenek.
   
   Hogyan tudod ezt kiküszöbölni? Több módszer együttes hatásaként. Ha utasítások helyett bizalmat adsz munkatársaidnak, akkor a megfelelő eszközökkel, információkkal  és jutalmazási rendszerrel önmaguktól is meg fogják tenni, amit csak lehet.
   
   Csak néhány ötlet, hogy munkavállalóid úgy bánjanak a vállalkozásod pénzével, mintha a sajátjuk lenne:

• Használhatod a nyilvánosság erejét az egyéni költéseket illetően.
   
• Transzparenssé (átláthatóvá) teheted a vállalati kiadásokat, de mindenképp mutasd meg az irányt és a célokat, amerre tartotok.
   
• Megmutathatod, hogy Te mint vezető és tulajdonos is kerülöd a felesleges kiadásokat, viszont szívesen költesz olyasmire, ami a fejlődést szolgálja.
   
• Motiváld munkatársaidat anyagilag is a költségek visszafogására, de kreatív módon.
   
• Spórolhatsz az élő munka költségein egy jól összeállított juttatási rendszerrel, ami Neked kevesebbe kerül, mint a béremelés, viszont hatásosabb a dolgozói eredményességet és lojalitást illetően.
   
• Kikérheted munkatársaid véleményét 1-1 projekttel kapcsolatban és bevonhatod őket a megvalósításba, közös célokat teremtve ezzel.
   
• Inspiráld őket értékteremtő ötleteik meghallgatásával és az arra érdemes ötletek megvalósításával.

Hogyan néz ki mindez a gyakorlatban?

A kezdeti lépéseket meg tudod tenni Te is, de azt gondolom, hogy legelőször a fejedben legyenek helyén a dolgok ezzel kapcsolatban. Vonatkozik ez a kifizetett költségekre, a költségszerkezetre, a célokra, valamint a jövőhöz, a pénzhez és a munkatársaidhoz való hozzáállásodra.

Ameddig ez nincs rendben, egyetlen szakértő sem tud majd valós segítséget adni, hiszen a szükséges lépéseket Neked kell megtenned!

Ugyanez vonatkozik a családi költségvetésedre is. 

Sokaktól hallom, hogy nem tud megtakarítani, nem jut egyről a kettőre. Ugyanakkor sokan még azt sem tudják pontosan megmondani, hogy mennyi a villanyszámlájuk, nemhogy azt pontosan, hogy mire mennyit költenek. Csak azt tudják, hogy éppen elég a pénzük hó végéig vagy talán ki is futnak belőle addigra.

Csakhogy a családi kassza tele van csapdákkal és pénznyelőkkel. Az első lépés a rendbetételéhez és a fejlődéshez a részletes kimutatás vezetése a kiadásokról. A második lépés az, hogy mi mindenen vagytok hajlandók változtatni. Teljesen mindegy, hogy mit mond akár a világ legjobb tanácsadója, ha Te nem teszed meg ezeket a lépéseket!

Itt tudsz felkérni egy kötetlen és ingyenes beszélgetésre, ami segíthet Neked rendbe tenni a pénzügyedet és ezáltal elérheted a céljaidat és egy minőségileg magasabb színvonalú életet.

 

Amiben én tudok Neked segíteni a vállalkozásoddal kapcsolatban, az a pénzügyi terület.

• Kimutatásaidban megkeressük a pénznyelőket.
   
• Segítek 1-1 beruházás megtérülésének kiszámításában s abban is, hogy saját tőkéből vagy hitelből érdemes megvalósítanod.
   
• Átnézem a kiadásaidat a biztosításokat, bankszámlákat, Cafetéria és egyéb juttatásokat, és a hiteleket illetően és javaslatot teszek ezek csökkentésére vagy optimalizálására. Javaslatomban azt is megmutatom, mit nyerhetsz majd a megvalósítással.
   
• Elmondom azt is, hogy házi pénztár vagy bankszámlapénz helyett hogyan tudod jól kamatoztatni az éppen nem szükséges likvid tőkéjét a vállalkozásodnak...
   
• Folyamatos átfogó segítséget kapsz tőlem az épp aktuális pénzügyi kérdésekben, valamint az időnkénti felülvizsgálat során. 
   
• Megnézzük, hogyan tudsz a költségoptimalizálás által adót csökkenteni is.

Töltsd ki kérdőívemet vagy írj nekem vagy hívj fel! Jó döntést hozni csak a megfelelő és szükséges információk birtokában lehet. Ezeket adom át Neked beszélgetéseink során...

Szeretném tudni, hogyan optimalizálhatom a költségeimet

Dönts tudatosan és erősödj meg pénzügyileg!

Móni

(Szerző: Czirákiné Kocsis Mónika - minden jog fenntartva(2017.07.16.))

VICC a KÖLTSÉGOPTIMALIZÁLÁSRÓL:

Vége a konferenciának. Az egyik résztvevő villamossal készül a pályaudvarra. De amikor a villamos megérkezik a megállóba, csak habozva ácsorog az ajtóban. Mielőtt becsapódna az orra előtt, bekiabál a kalauznak:
– Mennyibe kerül az út a pályaudvarig?
– 350 forint – hangzik a válasz.
A férfi úgy dönt, felszállás helyett inkább a villamos mellett fut, és a következő megállóig kiszámolja az optimális viteldíjat. Amikor odaérnek, és újra kinyílik az ajtó, zihálva kérdezi a kalauztól:
– Na, és innen mennyi lenne?
– 420!
– Az meg hogy lehet? – hökken meg az utas.
– Hát úgy, hogy a másik irányba kellett volna futnia.

Hogy ne járj így :), és mindig képben legyél a friss információkkal, kérd heti hírlevelemet MOST!

Kérem a Heti PénzTippet!